■職場のきまりやルールを知る
職場にはその職場特有のきまりや習慣といったルールがあります。
配属されたら、まず、その職場のきまりやルールなどについての情報を把握するようにしましょう。
■職場のルールを知る
職場にはその職場特有のきまりや習慣といったルールがあります。配属されたら、まず、その職場のきまりやルールなどについての情報を把握するようにしましょう。こうしたルールを知らないままでいると、人間関係や仕事にも影響を及ぼしかねません。
職場のルールなどについて知るためには、「職場の人たちの行動をよく観察する」「わからないときには、周囲の人に尋ねる」「とっさの場合は、周囲の人のまねをしてその場を切り抜け、あとでよく調べる」という方法があります。
・職場での基本的なルール
①出社・退社の際は、必ず挨拶をする
②何事にも肯定的・協力的な態度を示す
③使った備品や書類は、決められた場所に戻す
④公私のけじめをつける
⑤上下の順序を尊重する
⑥相手の話、アドバイスにきちんと耳を傾ける
⑦自分本意の話・話し方をつつしむ
⑧なれなれしくしすぎない（親しき仲にも礼儀あり）
⑨叱られたりミスをしたときにも、感情的にならない
⑩仕事が終わったら机の上は片付けて帰る
■仕事中の対話
仕事中の人に話しかけるときは、仕事のきりのよいところまで待ち、「○○さん、今お聞きしてよろしいですか」などと、まず名前を呼んで都合を間いてから話し始めます。
席を離れるときは行き先、用件、所要時間を上司や同僚に知らせ、席を立つときは、椅子を机の下に引き入れます。
外出は社用でも私用でも、上司の承認を得るようにします。不在中に予想される用件については、先輩や同僚・後輩に状況を説明し、必要に応じて対応を依頼しておきましょう。
■あいさつの仕方
●朝のあいさつ
･上司や先輩には・・・｢おはようございます]
･同期入社などの親しいひとには・・・｢おはよう｣
･相手に関心を示して・・・｢きのうはお疲れさまでした｣
●社外に出かけるとき､会社に戻ってきたとき
･出かけるとき‥･｢行って参ります」「○○工業さんへ出かけます｣
･使いから帰ってきたとき‥･｢ただいま｣｢行って参りました｣
･出先から帰ってきたとき‥･｢ただいま帰りました｣｢遅くなりました]
●退社するとき
･一般的には・・・｢失礼します｣
･上司や先輩には・・・｢失礼いたします｣｢お先に失礼させていただきます｣
●他の部署を訪ねるとき
･社内であっても一般的には・・・「失礼いたします｣｢おじゃまいたします｣
･相手の状況を考えて・・・｢お忙しいところ申し訳ありませんが｣｢今よろしいでしょうか]
･はじめに用件を・・・｢○○の件で伺いました｣「△△についてお願いに参りました]
･用件が終われば・・・｢ありがとうございました」「お忙しいところ失礼いたしました｣｢○○の件､よろしくお願いいたします]
●その他改まった場面などのとき
･入社したときのあいさつ ｢だたいまご紹介いただきました○○です｡よろしくお願いします｣ ｢△△と申します｡ご指導くださいますようお願いします｣ ｢何もわかりませんので､よろしくご指導願います｣
･転勤､引き継ぎのあいさつ ｢このたび､大阪支店から参りました○○でございます｡よろしくお願いいたします｣ ｢本社から転任いたしました△△です｡名古屋は初めてで､わからないことも多いので､ご指導よろしくお願いいたします｣
･新年のあいさつ ｢あけましておめでとうございます｣ ｢昨年中はいろいろありがとうございました｡今年もよろしくお願いいたします｣
･年末のあいさつ ｢今年は大変お世話になりまして､ありがとうございました｡来年もよろしくお願いいたします｣ ｢よいお年をお迎えくださいませ｣
■出社と退社のルール
出社は余裕をみて
事故や渋滞で始業時間に間に合わないこともあります。決められた出勤時刻より１０分くらい早めの到着を心がけましょう。遅れたり休みを取るときは、直接の上司に早めに連絡して職場に迷惑がかからないようにします。
席に着いたら、今日のスケジュールの確認、電子メールのチェックなどをして、仕事の段取りを考えて一日の行動計画を立てます。
上司や先輩より先に帰る場合
あいさつをしないでコソコソ帰るのはやめましょう。その日の仕事の報告をして、「今日はこれで失礼させていただきます」としっかりあいさつしましょう。もし上司や先輩が忙しそうにしていたら、「何かお手伝いすることはありますか」と心づかいを見せることが大切です。
■物の受け渡しをするとき
物の受け渡しをするときは、静かに落ち着いて行い、相手を安心させる思いやりが必要です。
・物を受け取るとき
両手で受け取るのが原則です。特に、来客や上司から荷物を預かる場合には、必ず椅子から立ち上がり、受け取ったものは腰の高さに保つようにします。
・人に物を渡すとき
相手が受け取りやすいような渡し方をして、受け取った人が次の動作に移りやすいようにします。渡すものに、上下、裏表、使い勝手などがあるときは、相手から見て正面になるよう、使いやすいように渡します。はさみやナイフなどの尖った物は、持ち手のほうを相手に向けて渡さないと危険です。
■廊下・階段では
廊下、階段で上司と出会ったときは、立ち止まって軽く会釈します。
来客や取引先の担当者などには「いらっしゃいませ」「おはようございます」「こんにちは」などと挨拶したり、会釈をします。
上司と一緒に歩くときは、二、三歩斜め後ろを歩きます。
階段の上り下りも、上司の後ろに従うようにします。階段では、外側を歩き、内側の最短距離を来客や上司に譲りましょう。
■エレベーターの中では
エレベーターの中では外部の人が乗っている場合もあるので、仕事の話や噂話をしないようにします。来客や上司と同乗する場合、来客や上司を優先し、自分は後から会釈して乗ります。
エレベーターに乗るときは、外でボタンを押してドアを開けておき、来客や上司に先に乗ってもらいます。最後に自分が乗り、行き先ボタンを操作します。
自分が乗っているエレベーターにお客様が乗ってきた場合は、エレベーターの中で「延長」や「開」ボタンを押して来客が来るのを待ち、「何階へご用でしょうか」「どちらをお訪ねでいらっしゃいますか」などと確認して、行き先ボタンを押します。
来客や上司が降りるときは、エレベーターの中で「開」のボタンを押しながら来客や上司が降りるのを待ちます。自分が来客や上司よりも前の階で降りる場合は、「失礼いたします」とあいさつして降りるようにします。
■上司からの指示の受け方
上司に呼ばれたら、すぐ、「はい」とはっきり返事をし、メモの用意をしてそばに立ちます。
簡単な指示の場合はメモをとる必要はありませんが、複雑な用件や固有名詞、数字などの入り混じっているときは、要点を書き留めるようにします。相手が話しているとき、途中で話をさえぎるのは失礼にあたります。まして、上司や先輩が何事かを指示しているときは、まず最後まで黙って聞くようにします。質問があっても、最後まで聞いてからにします。
指示されたことで、理解できない内容があるときは、「いつまでか」「どのように」など、５ＷＩＨを使って明確にします。
説明を受けたら要点を復唱して、間違いがないかを確認するようにしましょう。
■報告・連絡・相談
社会人になったら、報・連・相（ホウレンソウ）という言葉をよく耳にするようになります。ホウレンソウとは、報告・連絡・相談といった、業務を円滑に遂行するために必要な一連の動作のことです。
ホウレンソウの目的
仕事の問題点、結果などを知らせることで、指示された仕事の進行状況を伝えることができます。作業の方向性の確認、効率的に作業を進めることへのアドバイスや指示を得ることができます。情報整理の方法を学ぶ事により、自己中心的な考えの方向性をただして、チームワークを向上することができます。ミスを防ぐ為にも、報・連・相を確実に行うことが必要です。
●報告
報告は何でもかんでもすれば良いというものではありません。だらだらとまとまりの無い報告は時間のムダです。そこで、状況に応じて口頭で報告した方が良いか、書面の方が良いかを考えることが大切です。必要に応じて、資料や図などを添えて分かりやすく報告しましょう。
●連絡
５Ｗ２Ｈを用いて的確に「いつ」「どこで 」「だれが」「何を 」「なぜ 」「どのように 」「いくら 」というように、具体的にするように心がけましょう。
●相談
何を相談したいのかを明確にして、自分なりの解答、対策案を用意してから相談するようにしましょう。さらに、資料などを添えて相手に分かりやすく努める事も大切です。